A Základy práce s dotačním portálem

1. Registrace do systému

Registrovat se můžete na adrese https://dotace.praha4.cz/register (nebo použijte modré tlačítko "Registrovat se" v horním menu).

Pro registraci nepotřebujete zadat nic víc než svou e-mailovou adresu a heslo.

Při registraci nevyplňujete informace o Právnické nebo Fyzické osobě žadatele, tyto informace poskytnete až při vyplňování samotné žádosti o dotaci.

2. Přístup k historickým žádostem

Od prosince 2021 budou žádosti o dotace spravovány v nové verzi dotačního portálu a je nutná registrace.

Po registraci se dostanete v dalších letech i ke svým již podaným žádostem.


3. Zapomenuté heslo

Pokud jste zapomněli své heslo, vyplňte svoji e-mailovou adresu na této stránce https://dotace.praha4.cz/password_recovery, následně vám do e-mailu přijde odkaz, na kterém si můžete nastavit heslo nové.

Pokud vám e-mail nedorazí (vyčkejte alespoň 1 hodinu), kontaktujte prosím IT podporu na e-mailu dsw2@otevrenamesta.cz.

4. Změna hesla

Změnit heslo je možné po přihlášení na adrese https://dotace.praha4.cz/user/change_password, odkaz je také k nalezení po přihlášení v horní liště po kliknutí na váš e-mail (uživatelské jméno) jako položka "Změnit heslo".

5. Kontaktní údaje

Zde vypíšete veškeré své kontaktní údaje důležité pro kompletní vyplnění žádosti

6. změna osoby zakládající účet

v případě, že se u organizace změní osoba, která zakládala na svůj email účet, je potřeba tuto změnu a danou osobu nahlásit na Odbor kultury, sportu a dotační politiky


7. V případě nejasností v prostředí dotačního portálu

V případě, že v rámci textů v prostředí dotační aplikace bude nejasnost, vždy platí znění schváleného usnesení Rady městská části Praha 4 č. 22R-763/2021 ze dne 1. 12. 2021

8. záznam semináře

videozáznam semináře naleznete v tomto odkazu: https://vimeo.com/644774548/927064b225

B Moje identita

1. Změna údajů

Veškeré informace o žadateli lze, po přihlášení, upravit na adrese https://dotace.praha4.cz/user/update_info.

Vyberete si zda žádáte jako Fyzická nebo Právnická osoba

Pokud máte IČO, můžete své údaje předvyplnit načtením z rejstříku ARES

Vyplňte všechny údaje, které uznáte za vhodné, systém vás upozorní, pokud byste opomněli vyplnit některé požadované pole.

Údaje které jsou povinné pro podání žádosti jsou především:

·        Identifikace Právnické osoby (IČO, název, právní forma a DIČ) nebo Fyzické osoby (Jméno, Příjmení, Datum narození)

·        Trvalá adresa

·        Kontaktní údaje pro účely zpracování žádostí (Telefonní číslo, E-mail a ID Datové Schránky žadatele)

·        Bankovní spojení (číslo účtu a název banky)

Své údaje můžete kdykoli změnit, jakmile ale odešlete žádost o dotaci, údaje v této žádosti již nebude možné změnit.

V jednom uživatelském účtu lze žádat vždy jen za jeden právní subjekt, pokud chcete žádat za více subjektů, musíte si vytvořit více uživatelských účtů, jeden pro každého unikátního žadatele.


2. Osoby s podílem v této právnické osobě / skuteční majitelé

Tento doklad je vyžadován kvůli naplnění zákonné povinnosti evidence vlastnické struktury a skutečného majitele u příjemců dotací. Tuto povinnost zákon ukládá v zák. č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, zák. č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů a zák. č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů.

 

Za skutečného majitele je považována fyzická osoba, která má fakticky nebo právně možnost vykonávat přímo nebo nepřímo rozhodující vliv v právnické osobě.

Tato povinnost se netýká právnických osob uvedených v §7 příslušného zákona, které skutečného majitele nemají.

Platí, že skutečného majitele nemají

a) stát a územní samosprávný celek,

b) dobrovolný svazek obcí,

c) státní příspěvková organizace a příspěvková organizace územního samosprávného celku,

d) školská právnická osoba zřízená státem, územním samosprávným celkem nebo dobrovolným svazkem obcí,

e) veřejná výzkumná instituce,

f) právnická osoba zřízená zákonem nebo mezinárodní smlouvou,

g) státní podnik a národní podnik,

h) okresní a regionální komora nebo začleněné společenstvo podle jiného zákona,

i) evropské seskupení pro územní spolupráci,

j) politická strana a politické hnutí,

k) církev a náboženská společnost a ostatní právnické osoby podle zákona upravujícího církve a náboženské společnosti,

l) odborová organizace a organizace zaměstnavatelů,

m) honební společenstvo,

n) společenství vlastníků jednotek,

o) právnická osoba, ve které má přímo nebo nepřímo veškeré podíly na prospěchu a hlasovacích právech Česká republika, kraj nebo obec, a

p) obecně prospěšná společnost a ústav, jejichž zakladatelem je Česká republika, kraj nebo obec.

 

Výpis z registru pořídíte na https://esm.justice.cz/ias/issm/rejstrik – evidence skutečných majitelů.




C Popis projektu

1. Obsah a cíl projektu

podrobný popis daného projektu a jeho cíl

2. Přínos projektu

Jaký přínos má projekt pro občany Prahy4, potažmo pro MČ Praha 4

3. Předpokládaný počet účastníků

Potřeba uvést předpokládaný počet účastníků, kteří mají trvalé bydliště na MČ Praha 4 a předpokládaný počet účastníků celkem

4. Předpokládané zahájení

  • ·        datum zahájení realizace projektu

5. Předpokládané místo realizace

  • ·        uveďte adresu místa realizace projektu (ulice, č.p./č.o., obec, část obce, PSČ)

6. Předpokládané ukončení

  • ·        datum ukončení projektu
D Rozpočet projektu

1. Celkové náklady projektu

·        celkové částky jsou automaticky počítány z jednotlivých položek rozpočtu

·        doplňte pouze požadovanou výši dotace

E Přehled získaných finančních prostředků v posledních 3 letech

1. Přehled získaných finančních prostředků

finanční prostředky získané od MČ Praha 4 v předchozích 3 letech

2. Odmítnuté a vrácené dotace

přehled finančních prostředků, které byly v minulých letech odmítnuty před podpisem smlouvy a finanční prostředky, které byly v celé výši nebo částečně vráceny zpět na MČ Praha 4 z jakéhokoli důvodu

F Podpora v oblasti sociální a zdravotní

1. Kapacita zařízení

počet možných ubytovacích lůžek

2. Informace o sociální službě a přehled personálního zajištění

jaká služba je poskytována a kolik osob se účastní požadovaného projektu z celkové kapacity

G Ukončení a odeslání žádosti

1. Ukončení a uložení žádosti

Veškeré vyplněné části žádosti je potřeba průběžně ukládat pomocí zelených tlačítek u jednotlivých formulářů. Po vyplnění celé žádosti se v systému zpřístupní výběr odeslání žádosti. Žadatel vybere zda chce žádost odeslat datovou zprávou (tlačítko odeslat žádost datovou schránkou) nebo zda žádost doručí fyzicky na podatelnu ÚMČ Praha 4 (Antala Staška 2059/80b, 140 46 Praha 4), nebo prostřednictvím držitele poštovní licence, tak aby byla doručena nejpozději do lhůty pro podání žádostí (tlačítko Odeslat žádost, kde jsou napsány pokyny, jak postupovat)



2. Odeslání žádosti datovou zprávou

Jednou z možností, jak kompletně vyplněnou žádost odeslat je možnost odeslání datovou zprávou. Tento krok uděláte přímo z aplikace, která žádost odešle dle pokynů do datové schránky ÚMČ Praha 4. Pokud žadatel nemá datovou schránku, může využít odeslání žádosti pomocí tlačítka Odeslat žádost viz níže.

3. Odeslat

Pokud nemáte datovou schránku, můžete žádost podat pomocí tlačítka Odeslat žádost. Po stisknutí tlačítka naleznete pokyny, které Vám poradí, jak v této formě odeslání žádosti postupovat. V rámci této formy odeslání se očekává, že doručíte na podatelnu ÚMČ Praha 4 nebo prostřednictvím držitele poštovní licence, tak aby byla žádost doručena nejpozději do lhůty pro podání žádostí tyto dokumenty:


·        Podepsané Potvrzení o elektronické evidenci žádosti, které systém automaticky vygeneruje

·        Kompletně vyplněnou a podepsanou žádost, kterou systém automaticky vygeneruje

·        Originály Vámi připravených povinných příloh pro účely podání žádosti


H Vyúčtování dotace

1. Formulář vyúčtování dotace


Číslo veřejnoprávní smlouvy

Uveďte číslo veřejnoprávní smlouvy, prostřednictvím které byla poskytnuta dotace.

 

Položky vyúčtování

Vyúčtování dotace se skládá z nákladových položek. V rámci každé nákladové položky je potřeba:

·        vyplnit popis položky, částka dle doklad (Kč), z toho čerpáno z dotace (Kč), datum uhrazení

·        přiložit účetní nebo daňový doklad, fakturu, účtenku, paragon, mzdový doklad nebo smlouvu. Účetní nebo daňový doklad lze nahrát, případně po zaškrtnutí možnosti Vybrat z již nahraných příloh lze vybrat z příloh, které jsou již ve vyúčtování nahrány

·        přiložit doklad o uhrazení (výpis z bankovního účtu, potvrzení o provedení platby, nebo výdajový pokladní doklad). Doklad o uhrazení lze nahrát, případně po zaškrtnutí možnosti Vybrat z již nahraných příloh lze vybrat z příloh, které jsou již ve vyúčtování nahrány

 

První možností vložení nové položky vyúčtování dotace je přes kliknutí na tlačítko Vytvořit novou položku nad tabulkou položek vyúčtování, prostřednictvím které se přesunete do detailu položky vyúčtování (viz Detail položky vyúčtování).

Druhou možností vložení nové položky vyúčtování dotace je přes vyplnění části Přidat novou položku vyúčtování pod tabulkou položek vyúčtování.

 

Přílohy vyúčtování

·        V části Přílohy vyúčtování lze nahrát přílohu vyúčtování, která bude následně použita v rámci jedné, nebo více položek vyúčtování.

·        Zároveň lze v této části nahrát závěrečnou zprávu a doklad o publicitě projektu.

·        Každou nahranou přílohu vyúčtování (kromě závěrečné zprávy a dokladu o publicitě) je potřeba použít alespoň v rámci jedné položky vyúčtování.

 

Detail položky vyúčtování

Do detailu položky vyúčtování se lze dostat:

·        buď stisknutím tlačítka Vytvořit novou položku nad tabulkou položek vyúčtování, čímž se přesunete do detailu nové položky vyúčtování,

·        nebo stisknutím odkazu Upravit v tabulce položek vyúčtování v rámci již vložené položky vyúčtování, čímž se přesunete do detaily již vložené položky vyúčtování

 

V detailu položky lze:

·        vyplnit (přepsat) popis položky, částka dle doklad (Kč), z toho čerpáno z dotace (Kč), datum uhrazení

·        přiložit (změnit) účetní nebo daňový doklad, fakturu, účtenku, paragon, mzdový doklad nebo smlouvu

·        přiložit (změnit) doklad o uhrazení (výpis z bankovního účtu, potvrzení o provedení platby, nebo výdajový pokladní doklad)

·        přiložit (změnit) ostatní přílohy v rámci položky vyúčtování. Maximálně je možné vložit vedle 2 povinných příloh položky vyúčtování (účetní nebo daňový doklad a doklad o uhrazení) dalších 5 příloh, u kterých je nezbytné vždy zvolit typ nahrávaného souboru


2. Časté dotazy a odpovědi k vyúčtování dotace


Vyúčtování osobních nákladů

V případě vyúčtování osobních nákladů je nezbytné, aby byly k vyúčtování předloženy tyto doklady:

·        pracovní smlouva (nebo dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti) a případná příloha, ve které je stanoven způsob úhrady mzdy

·        přehled mezd, mzdový list, nebo výplatní páska (pro následné srovnání s doklady o uhrazení čisté mzdy a povinných odvodů)

·        doklad o uhrazení čisté mzdy a povinných odvodů

V případě mzdových nákladů na zaměstnance v pracovním poměru musí být doloženo, že za daný měsíc bylo uhrazeno sociální a zdravotní pojištění a záloha na daň ze závislé činnosti, v případě nákladů na DPP je třeba doložit odvod srážkové daně.

 

Vyúčtování nájemného

V případě vyúčtování nájemného je nezbytné, aby byly k vyúčtování předloženy tyto doklady:

·        nájemní smlouva s případnými dodatky (obvykle postačí aktuální dodatek smlouvy)

·        výpočtový list

·        doklad o uhrazení nájemného

 

Způsob nahrazení použité přílohy ve vyúčtování 

Použitou přílohu ve vyúčtování je možné nahradit následujícími způsoby: 

Nahrazení použité přílohy za novou pro všechny položky vyúčtování, kde je použita 

·        Ve spodní části „Přílohy vyúčtování“ najdete danou přílohu a následně u této přílohy kliknete vpravo na možnost „Upravit“, čímž se dostanete do detailu přílohy. Poté kliknete na název souboru (přílohy) a vyberete nový soubor (přílohu). Následně kliknutím na tlačítko „Uložit“ nová příloha přepíše původní napříč všemi položkami, kde byla původní příloha použita. 

Nahrazení použité přílohy za novou pouze v rámci jedné položky 

·        V části „Položky vyúčtování“ najdete položku vyúčtování, u které chcete nahradit použitou přílohu a vpravo kliknete na možnost „Upravit“, čímž se dostanete do detailu položky. Následně je možné vybranou přílohu nahradit některou z již nahraných příloh ve vyúčtování způsobem, že kliknete na název vybrané přílohy a z nabídky vyberete požadovanou již nahranou přílohu, která má původní přílohu nahradit. Pokud chcete vybranou přílohu nahradit některou z ještě nenahraných příloh ve vyúčtování, tak je potřeba u vybrané přílohy odškrtnout možnost „Vybrat z již nahraných příloh“ a následně je možné nahrát novou přílohu. Uvedené změny v detailu položky vyúčtování je potřeba vždy potvrdit tlačítkem „Uložit“ v dolní části detailu položky.